Let the money flow.

Edullinen, halpa ja ilmainen kassajärjestelmä

Halpa kassajärjestelmä houkuttaa kuin ilmainen ämpäri marketin avajaisissa. Huokea hinta kiehtoo toisinaan niin paljon, että unohdetaan pysähtyä miettimään, millaisen kassajärjestelmän yritys oikeastaan tarvitsee ja pystyykö halpistuote linkoamaan rahaa sisään taloon luotettavasti joka tilanteessa.

Unohdetaanpa hetkeksi kassajärjestelmän ominaisuudet ja puhutaan pelkästään hinnasta, erityisesti siitä, millaisia juoksevia ja välillisiä kuluja kassajärjestelmän käytöstä tulee yrittäjälle.

Kassajärjestelmien hintahaitari on laaja, ja erilaisten hinnoittelu- ja palvelumallien runsaus tekee vaihtoehtoisten tuotteiden vertailemisen työlääksi. Samasta syystä on vaikea hahmottaa, millaisia kustannuksia ostovaiheessa superhalvasta hankinnasta lopulta aiheutuu.

Edullisesta kassajärjestelmästä voi tulla todella kallis, kun kotikäyttöön tarkoitettu laitepaketti pettää tai yhteys pelkästään pilven varassa toimivaan kassajärjestelmään katkeaa kesken joulumyynnin parhaan viikonlopun tai työntekijät joutuvat käyttämään päivittäin aikaa virheellisten maksutapahtumien ja sekaisin olevien varastosaldojen selvittelyyn.

Tämän kirjoituksen tavoitteena on avata halpakassojen piilossa olevia kustannuksia ja auttaa sinua hahmottamaan, mistä kustannukset koostuvat ja missä tapauksissa hankintavaiheessa halpa tuote voi tulla käytössä todella kalliiksi.

Ilmaista, kun et myy mitään

Markkinoilla on tarjolla hyvin halpoja ja jopa ilmaisiksi mainostettuja kassajärjestelmiä ja verkkokauppoja. Yksikään niistä ei ole todella ilmainen siitä yksinkertaisesta syystä, että kukaan ei pysty taikomaan liiketoimintaa tyhjästä. Maksu peritään asiakkaalta lopulta aina jollain tavalla.

Monet halpoina ja ilmaisina markkinoidut kassajärjestelmät ovat hankintavaiheessa edullisia, mutta kustannuksia alkaa kertyä heti, kun kauppa alkaa käymään. Toisin sanoen, kassaohjelma on maksuton vain niin pitkään, kun yritykselläsi ei ole myyntiä.

Kuukausimaksullisissa hinnoittelumalleissa kustannukset katetaan usein normaalia suuremmilla korttimaksutapahtumakohtaisilla velotuksilla. Käytännössä siis, mitä enemmän myyt päivän aikana ja mitä paremmin bisneksesi menee, sitä kalliimmaksi kassajärjestelmän käyttö sinulle tulee.

Edullista, kun vain kokeilet yrittäjyyttä

Samalla tavalla tarkkana saa olla laitteiden ja ohjelmistojen hankintakulujen kanssa.

Yksi yleinen tapa piilottaa kustannuksia on ohjelmiston myyminen softapalveluna eli SaaS-malli. Kassaohjelmiston hankinta SaaS-mallilla voi olla kustannustehokas ratkaisu tilapäisessä yritystoiminnassa, mutta jo muutamassa vuodessa softapalveluna hankittu järjestelmä tulee kalliimmaksi kuin käyttöoikeuden kertalunastus.

SaaS-sopimuksia lukiessa on syytä lisäksi varmistaa, että hinta ei tuplaannu tai triplaannu parin ensimmäisen käyttövuoden jälkeen, kuten osalle asiakkaista on käynyt.

Halpaa, kun pärjäät ilman laitteita

Kaupan alalla harva pystyy myymään pelkällä softalla, ellei ole päättänyt keskittyä pelkkään verkkokauppaan. Myymälään, kahvilaan sekä ravintolaan tarvitaan kassapaketti näyttöineen, skannereineen ja maksukortinlukijoineen.

Ammattikäyttöön tarkoitetut laitteet ovat hinnakkaita, ja helpoksi ratkaisuksi tarjotaan usein kuluttajakäyttöön suunniteltuja laitteita, kuten tabletteja tai kannettavia tietokoneita. Ne sopivat mainiosti verkkaiseen ja satunnaiseen liiketoimintaan, mutta vaativissa kaupankäynnin ympäristöissä niiden käyttöikä jää lyhyeksi.

Ravintoloissa, kahviloissa, kaupoissa tai vaikkapa messutapahtumissa hyvä pöhinä bisneksessä tarkoittaa vauhtia ja vaarallisia tilanteita: kaatuvia juomia, kädestä lattialle putoavia tavaroita ja tiuhasta naputtelusta kuumina käyviä laitteita. Niitä koteihin ja toimistoihin suunnitellut laitteet eivät kestä.

Usein järkevin ratkaisu pysyvämpään yritystoimintaan on ammattikäyttöön tarkoitettujen laitteiden hankinta esimerkiksi leasingilla.

Ammattikäyttöön tarkoitetut laitteilla on seitsemän vuoden takuu, ja ne pysyvät huoltamalla loistokunnossa kovassakin käytössä jopa 15 vuotta. Laadukas tablettinäyttö kestää vasaralla paukuttamisen, taskullisen hiekkaa ja päälle kaatuneen kuuman kahvin. Ammattilaistuotteille saa Onsite-takuun, jolloin laite tullaan korjaamaan sinun luoksesi.
Tyypillinen leasing-aika on kolme vuotta, jonka jonka jälkeen laitteet on maksettu. Siitä eteenpäin onkin ilo rallatella vuosia eteenpäin omilla, laadukkailla laitteilla ilman jatkuvia kuluja.

Paras jouluruuhka päällä ja kassa sanoo pimpelipom

Siinä esimerkki kauhunhetkestä, johon yksikään kauppias ei halua joutua. Kun kassa on pimeänä väärällä hetkellä, kärsimättömät asiakkaat kipittävät muovirahat taskuissaan paremmille apajille.

Ohjelmiston ja laitteiden toimimattomuudet keskeyttävät kaupankäynnin – ja yleensä se tapahtuu kiireaikaan, jolloin kuormitus on suurinta. Syynä ongelmiin ovat usein keskentekoiset kassajärjestelmät, liiketoiminnan sykkeeseen sopimattomat laitteet ja ohjelmat tai pelkästään pilven varassa toimiva kassa.

Uusia kassajärjestelmien toimittajia tupsahteli jossain vaiheessa kuumana käyville markkinoille keskeneräisillä järjestelmillä. Yleisongelmaksi onkin muodostunut, että osa alalla olevista ohjelmistoista ei toimi käyttötarkoituksessaan.

Toimimattomat järjestelmät aiheuttavat ylimääräisiä kuluja ja työtä yrittäjälle, kun esimerkiksi korttitapahtumat menevät väärin, varastosaldot eivät täsmää myymälän ja verkkokaupan välillä tai tuotteiden koko myyntihistoria pyyhkiytyy, kun tuotteen hintaa muutetaan järjestelmään.

Moni markkinoilla oleva kassajärjestelmä nojaa täysin pilveen, mikä on riskitekijä. Pilvi kuulostaa kivalta ja helpolta, mutta se on haavoittuvainen kaupankäynnissä, jossa kassa kilisee eniten vain parina päivänä viikossa. Näin on esimerkiksi ravintoloissa, kahviloissa ja muotikaupoissa sekä pop-up-myynnissä. Näillä aloilla kassan käyttö on kriittistä.

Kun yhteydet ovat poikki, et myy pilvikassalla mitään. Jos myyt traktorin tai taulun kuukaudessa, sillä ei ole niin väliä. Tietojen pilvessä oleminen on lopulta käsitteenä illuusio. Käytännössä kaikki tiedot ovat pilvikassassakin samalla tavalla kiinteällä palvelimella, mutta vain jossain kauempana kuin omalla serverilläsi ja haettavissa vain nettiyhteydellä.

Puhutaanpa hetki vielä Jeemlystä

Jeemly kassavirtaratkaisun kehityksessä on panostettu toimintavarmuuteen, koska jokainen hetki, jonka joku kassajärjestelmän toiminnoista on pimeänä, merkitsee tulonmenetystä kauppiaalle.

Monikanavaisen kaupankäynnin kannalta se tarkoittaa, että me emme tee integraatioita muihin verkkokauppa-alustoihin. Haluamme, että tarjoamamme yhdistelmä toimii niin varmasti, että ostotapahtuma sujuu kitkatta ja esimerkiksi varastosaldot pitävät aina paikkansa. Verkkokaupassa kaikki nojaa lopulta varastosaldojen toimivuuteen.

Samasta syystä Jeemly-kassajärjetelmässä pilvikassa on vain järjestelmää täydentävä elementti ja itse kassa on aina myös lokaalisti asennettu. Vain silloin voimme taata, että myyntisi ei katkea missään tilanteessa.

 

<< Etusivulle | Kaikki artikkelit >>