Back

Kassajärjestelmän perustehtävä on hoitaa maksujen vastaanotto ja kassavirran hallinta sujuvasti ja siten, että siitä on liiketoiminnalle etua. Hyvä kassajärjestelmä on arvokas apu päivittäisten rutiinien hoitoon ja liiketoiminnan kehittämiseen. Usein tarve kassajärjestelmän vaihtamiselle syntyykin silloin, kun liiketoiminta kasvaa – tai kun sen tarpeet ymmärretään aiempaa paremmin.

Milloin kassajärjestelmä kannattaa vaihtaa?

  • Yrityksen tarpeet ovat muuttuneet

Kun liiketoiminta kasvaa toimipisteiden, liikevaihdon tai työntekijöiden määrän kasvaessa, voivat kassajärjestelmän toiminnallisuudet tulla vastaan. Tällöin perustoimintaan liittyvät ominaisuudet ja niiden yhdistelmät eivät enää riitä, ja erikoistilanteiden hoitaminen on kohtuuttoman hankalaa. Kassajärjestelmän vaihdolla haetaan tällöin lisää toiminnallisuuksia ja/tai kasvun edellyttämiä rakenteita. Yritys voi kaivata uutena ominaisuutena esimerkiksi laskutusta tai toimialakohtaisia ominaisuuksia: ravintolassa voidaan ottaa käyttöön pöytiinmyynti ja keittiönohjaus tai myymälässä kanta-asiakashallinta tai TaloushallintoHub eli suora liittymä tilitoimistoon.

Yrityksen toiminta voi laajentua myös uusien toimintojen myötä: myymälän yhteyteen voi perustaa kahvilan tai kivijalkakaupan yhteyteen verkkokaupan. Tällöin myös kassajärjestelmältä vaaditaan uusia ominaisuuksia. Kun myymälän yhteyteen perustetaan verkkokauppa, on olennaista, että järjestelmä palvelee sujuvasti molempia, ja tuotesaldot pysyvät luotettavasti ajan tasalla.

Kassajärjestelmätoimittajat kehittävät koko ajan enemmän ja enemmän ominaisuuksia palvellakseen asiakkaitaan hyvin. Järjestelmissä on kuitenkin myös perustavanlaatuisia eroja siinä, minkä laajuiseen liiketoimintaan ne sopivat ja kuinka pitkälle niitä voi räätälöidä oman toimialan ja tarpeiden mukaisesti. Kun käytössä oleva järjestelmä ei enää vastaa tarkoitustaan, kannattaa tutustua muihin vaihtoehtoihin.

  • Kassalaitteisto on vanhentunut

Kassalaitteistolla on oma elinkaarensa, joka laadukkaiden laitteiden kohdalla voi olla hyvinkin pitkä. Esimerkiksi Jeemlyn käyttämillä, kassakäyttöön tarkoitetuilla Toshiba-laitteilla on 5 vuoden on-site-takuu, ja varaosatakuu vielä 7 vuodeksi sen jälkeen, kun laite on poistunut markkinoilta. Nämä laitteet on tehty kestämään kovaakin käyttöä.

Jossain vaiheessa laitteen ikä kuitenkin alkaa hidastaa sen toimintaa. Kuluttajakäyttöön suunnatut laitteet kuten iPadit ja pöytätietokoneet vanhenevat ammattikäyttöön tarkoitettuja laitteita nopeammin. Aidosti vanhempien laitteiden kohdalla vastaan voi tulla myös se, että ohjelmisto- tai tietoturvapäivityksiä ei ole enää saatavilla, mistä seuraa turhia riskejä liiketoiminnalle. Jos laitteet taas ovat vanhoja ja ohjelmisto on uusi, voi ohjelmisto vaatia järjestelmältä enemmän, kuin mihin sen kapasiteetti riittää.

  • Järjestelmäteknologia on vanhentunut

Kassajärjestelmän vaihdon syynä voi olla myös se, että ohjelmiston kehitys on loppunut. Markkinoilla on edelleen jonkin verran merkkipohjaisia käyttöliittymiä 90-luvulta. Näitä vanhimpia ohjelmisto ei enää kehitetä samaan tahtiin kuin uusia, ja riskienhallinta on niiden kohdalla haastavampaa. Lisäksi käyttöliittymä on nuoremmille työntekijäsukupolville täysin vieras.

Mitä pidemmälle tulevaisuuteen mennään, sitä ohuemmaksi vanhojen järjestelmien tuki todennäköisesti käy. Viimeistään siinä vaiheessa, kun laitteiden uusiminen on ajankohtaista, kannattaa harkita myös ohjelmiston päivittämistä.

Ikivanhan kassakoneen painikkeet lähikuvassa

  • Raportointi on niukkaa tai virheellistä

Kassajärjestelmään kertyy runsaasti tietoa, joka voidaan jalostaa raporteiksi. Tiedon hyödyntämisen kannalta on olennaista löytää oikeat raportit ja tavat hyödyntää niitä. Toinen tärkeä edellytys on, että raporttien taustadata on ehyttä, eli järjestelmä tallentaa tiedot aina ja oikein. Liian usein kassajärjestelmien kohdalla törmää saldo-ongelmiin. Tyypillistä tämä on etenkin silloin, kun kassajärjestelmään on liitetty verkkokauppa tai kun yrityksellä on useampi toimipiste.

Riittävä raportointi tarkoittaa, että järjestelmä tuottaa nopeasti ja ymmärrettävästi vastauksia yrittäjän esittämiin kysymyksiin: dataa voidaan ryhmitellä ja lajitella monipuolisesti, ja raportoinnin kautta saadaan luotettavaa ja täsmällistä tietoa liiketoiminnasta. Kun raportointi antaa tietoa liiketoiminnan vahvuuksista ja kehittämisalueista, se auttaa aidosti kehittämään liiketoimintaa.

Hyvä kassajärjestelmä tuottaa paikkansapitävää tietoa, ja lopputulos on sama joka kerta raportteja otettaessa. Raportit voi lähettää suoraan tilitoimistolle ja kirjanpitoon, ja ne kestävät verotarkastuksen. Toimiva raportointi sujuvoittaa merkittävästi yrityksen pyörittämiseen liittyviä rutiinitehtäviä ja kirjanpitoon kuluvaa aikaa.

  • Järjestelmä toimii huonosti

On ikävä tilanne, jos yrityksessä ei pystytä tekemään päivittäistä työtä jumiutuvan järjestelmän vuoksi. Toimintaongelmien taustalla voi olla useita syitä. Yksi mahdollinen syy on huono internet-yhteys. Järjestelmään liittyviä ongelmia voi aiheuttaa se, että se on jätetty päivittämättä tai siinä voi olla virheitä, joita ei ole korjattu. Parhaimmillaan kassajärjestelmä, kuten mikä tahansa muukin toiminto, on silloin, kun sitä ei huomaa.

Jeemlyn järjestelmä toimii myös offline-tilassa, ja virhekorjaukset ovat kehitystyössä etusijalla. Kehitystyötä tehdään jatkuvasti myös asiakkaiden toiveiden perusteella.

  • Ylläpitopalvelut ovat heikot

Ylläpitopalveluita on yhtä monenlaisia kuin on toimijoita. Jeemly noudattaa kulloinkin voimassa olevia, uusimpia IT-sopimusehtoja. Ylläpitosopimukseen kuuluva ohjelmiston tuki on saatavilla 8-16 välisenä aikana. Kyseessä on nk. ensimmäisen asteen tuki, ja jokaisella asiakkaalla on Jeemlyn kumppaniverkostosta nimetty tukihenkilö, jonka kanssa ongelmatilanteita selvitetään. Sopimuksen mukaisesti asiakkaalla on myös oikeus ladata uusi ohjelmistoversio milloin tahansa käyttöönsä.

  • Suositukset ja kulut

Kimmoke kassajärjestelmän vaihtoon voi lähteä myös siitä, että kuulee paremmasta järjestelmästä verkostoltaan. Myös kustannukset herättävät pohdintoja kassajärjestelmän vaihdosta. On hyvä miettiä, mitä käyttämälläsi rahamäärällä saat.

Nainen ihmettelee harmissaan tietokoneen äärellä

Etene näin, kun harkitset kassajärjestelmän vaihtoa

  1. Mieti liiketoiminnan tarpeet
  2. Valitse sopiva ajankohta
  3. Tutustu vaihtoehtoihin
  4. Vertaile huolella

1. Mieti liiketoiminnan tarpeet

Tärkein onnistuneen valinnan edellytys on yrityksen tarpeiden tunnistaminen ja sanoittaminen mahdollisimman tarkasti. Usein kokemus lisää ymmärrystä, ja kassajärjestelmän vaihtajat tietävät jo hyvin, mitä lähtevät hakemaan. Malta kuitenkin hyödyntää tässä vaiheessa myös kassajärjestelmän toimittajan tuntemus alastasi ja kassajärjestelmän mahdollisuuksista: kenties on jotain, mitä et ole tullut ajatelleeksi, mutta mikä sujuvoittaa arkeasi ja myyntiäsi selvästi. Kysy kokemuksia myös verkostoltasi, ja punnitse niitä omia ajatuksiasi vasten.

2. Valitse sopiva ajankohta

Kun olet tehnyt päätöksen vaihtaa kassajärjestelmää, varaa reilusti aikaa sen toteuttamiseksi. Näin ennätät tutustua vaihtoehtoihin ja tehdä pohjatyöt huolella. Vaihto on hyvä tehdä silloin, kun siitä koituu mahdollisimman vähän haittaa liiketoiminnalle. Simppeli yhden kassan ja kassajärjestelmän vaihto voi onnistua viikossa tilauksesta – yksinkertaisimmat tilaukset hoidetaan jopa päivässä! Laajemmassa projektissa aikaa on varattava reilusti enemmän.

3. Tutustu vaihtoehtoihin

Kun liiketoiminnalliset tarpeet ja toiveet kassajärjestelmälle ovat selvillä, tutustu tarjontaan. Käy läpi toimittajien asiakasreferenssit ja pyydä tarjouksia muutamalta parhaaksi katsomaltasi vaihtoehdolta. Pyri selvittämään palveluntarjoajan toimialatuntemus ja se, kuinka hyvin heidän kassajärjestelmänsä sopii juuri teidän liiketoimintaanne. Käytä hyödyksi kassajärjestelmän esittely joko verkossa tai tapaamisen yhteydessä: nämä ovat usein hyviä tilaisuuksia kartuttaa ymmärrystä myös yrityksenne tarpeista ja mahdollisuuksista.

4. Vertaile huolella

Kiinnitä kassajärjestelmiä ja toimittajia vertaillessasi huomiota erityisesti näihin:

  • Ominaisuudet ja laajennettavuus: mahdollisuus kytkeä lisäosia tai lisätoimintoja nyt tai myöhemmin, joustavuus muutosten teossa
  • Toimialakohtaiset ominaisuudet ja toimittajan kokemus toimialasta: esittely ja julkiset tai keskustelussa avattavat referenssit
  • Tukipalveluiden laajuus: perusteellinen käyttöönottokoulutus ja ylläpitosopimuksen sisältö
  • Hinnoittelu ja kokonaiskustannukset: mitä kustannuksia tarjous sisältää ja mitkä ovat järjestelmän todelliset kulut esimerkiksi kolmen vuoden tarkastelujaksolla.

Nainen naputtaa kassajärjestelmää sormella

Miten vaihto tapahtuu?

Olennaista on muistaa, että vaihto uuteen järjestelmään ei tapahdu sormia napauttamalla. Käyttöönotossa on useita vaiheita, jotka tulee muistaa huomioida: sopimuksia pankin ja luottoyhtiöiden kanssa, maksupääte- ja tietoliikennesopimukset ja yrityskohteisten tietojen ja tavoitteiden selvittämistä. Vaihtoon liittyvät vanhan järjestelmän tietojen siirto, mahdollisten uusien tietojen syöttäminen, järjestelmän asennus ja käyttöönottokoulutus. Kassajärjestelmän vaihtoon täytyykin varata reilusti aikaa ja resursseja. Tämä toki riippuu projektin laajuudesta: yksi kassa yhteen toimipisteeseen voi olla hyvinkin sujuva vaihto.

Käyttöönottovaiheessa hyvä perehdytys on tärkeä

Jeemlyn paikalliset kumppaniyritykset hoitavat kassajärjestelmän asennuksen ja käyttöönottokoulutuksen lähipalveluna. Koulutukseen on hyvä varata yksi päivä, jonka jälkeen järjestelmän käyttöä harjoitellaan itsenäisesti. Kasvokkain on helppo kysyä lisää ja sopeuttaa koulutuksen tahti koulutettavien mukaan. Koulutus voidaan myös pilkkoa osiin, jolloin ensin perehdytään perusominaisuuksiin ja myöhemmin erikoistilanteisiin tai lisäominaisuuksiin.

Asiantunteva kouluttaja varmistaa, että yrityksellä on käytössään tarvittavat toiminnot ja riittävä osaaminen järjestelmän sujuvaan käyttöön. Jos tutustuminen uuteen järjestelmään jää pintapuoliseksi, herättää muutos herkemmin vastustusta. Hyvällä perehdytyksellä varmistetaan, että järjestelmästä saadaan toivotut hyödyt irti mahdollisimman nopeasti.

Jatkoylläpito hoituu helposti etäyhteyden kautta

Hyvä lähituki on tärkeä myös silloin, kun järjestelmään halutaan lisätä toimintoja tai kun sen kanssa kohtaa ongelmia. Lähituki varmistaa, että korvaavat laitteet saadaan tarvittaessa nopeasti käyttöön. Ongelmatilanteet selvitetään tavallisesti etäyhteyden avulla, mutta paikallinen kumppani on aina lähellä myös siltä varalta, että tukea kaivataan paikan päälle.

Back