Back

Kassajärjestelmän hintaa ja kustannuksia tulee puntaroida tarkkaan. Erihintaisia kassajärjestelmiä on markkinoilla paljon, ja niiden vertaileminen keskenään on haastavaa. Aluksi sinun kannattaa selvittää tarkkaan, mitä yrityksesi oikeasti tarvitsee, eikä miettiä pelkkää hintaa.

Markkinoilta löytyy vaihtoehtoja aina ilmaisista usean tuhannen euron järjestelmiin saakka. Kiinteä ja edullinen kuukausihinta voi olla helppo, mutta selvitä aina, mistä asioista kuukausihinta koostuu. Ilmainen kassajärjestelmä ei myöskään oikeasti ole ilmainen. Mistä kassajärjestelmien hinta sitten oikein muodostuu ja mitä sinun tulee tietää?

Karkeasti jaotellen kassajärjestelmän hinta muodostuu näistä osakokonaisuuksista:

  • Kassa- ja verkkokauppaohjelmistot
  • Kassalaitteet
  • Palvelut

Kassajärjestelmän hintaan vaikuttavat useat asiat, kuten esimerkiksi yrityksen koko, henkilöstön määrä ja toimipaikkojen lukumäärä. Yksinkertaisuudessaan kassajärjestelmän hinta muodostuu liiketoiminnan tarpeiden ja laajuuden perusteella. Yhden myymälän tarpeet ovat monesti pienemmät kuin ketjun, jolla on kymmenen toimipistettä. Toisaalta yksi myymälä voi olla kooltaan ja tuotemäärältään hyvinkin iso, ja käytössä voi lisäksi olla kuluttaja- ja tukkuverkkokauppa. Tällöin kustannukset muodostuvat eri tavoin. Usean myymälän välille tarvitaan tietojen synkronointia eli ketjun ohjausta, jonka avulla eri myymälöiden tiedot, kuten esimerkiksi asiakkaat, tuotteet ja laskut, voidaan päivittää keskitetysti eri myymälöihin.

Kassajärjestelmän hintaan kuuluu aina ohjelmisto

Kassaohjelmiston eri ominaisuudet ovat yleensä lisensoituja. Lisenssi on ohjelmiston ominaisuuksiin oikeuttava sopimus. Kassajärjestelmässä käyttöön otettavat ominaisuudet vaikuttavat kokonaiskustannusten suuruuteen. Esimerkiksi pienin ja edullisin pakettimme sisältää tuotetietojen hallinnan, itse kassasovelluksen, maksupääteliittymän, kattavan raportoinnin, varastoseurannan sekä tietokantalisenssin. Halutessaan asiakas voi ottaa käyttöönsä lisäksi esimerkiksi kanta-asiakastoiminnot, laskutuksen ja myyntitilausten käsittelyn. Nämä lisäominaisuudet laajentavat ja monipuolistavat järjestelmää ja nostavat näin ollen kokonaisjärjestelmän hintaa.

Kassajärjestelmään tulee myös pystyä tarvittaessa liittämään ulkoisia järjestelmiä. Tieto voi liikkua kassajärjestelmästä ulos tai sisään kassajärjestelmään. Tässä apuna hyödynnetään rajapintoja, joiden kautta tieto liikkuu turvallisesti. Erilaisia liittymiä voidaan muodostaa esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmiin, tavarantoimittajiin, ajanvarauspalveluihin, kulunvalvontaan ja taloushallintaohjelmistoihin ja verkkokauppaan. Verkkokauppa on ohjelmistomme perusominaisuus, ja sen liittymää on kehitetty kohta jo 20 vuotta.

Osalla kassajärjestelmätoimittajista hinta voi muuttua myös tallennettavien tai siirrettävien tietojen määrän eli volyymin perusteella. Esimerkiksi jos asiakkaita on järjestelmässä yli 1 000 kappaletta, nousee kuukausihinta 10 eurolla. Jeemlyssä ei ole tietojen määrään perustuvaa kuukausihinnoittelua.

Sisältyykö laitetakuu kassajärjestelmän hintaan?

Ohjelmistojen lisäksi yritys tarvitsee kassalaitteita kaupankäyntinsä avuksi. Kassalaitteisiin kuuluvat esimerkiksi kassatyöasema, kuittikirjoitin, kassalaatikko käteistä varten, varavirtalähde sähkökatkojen varalle sekä asiakasnäyttö. Mikäli yrityksellä on käytössään viivakoodit, myös viivakoodilukija on tarpeellinen.

Kassaohjelmia tarjotaan monesti käytettäväksi omilla laitteilla, tai kaupan mukana saa käyttöönsä kuluttajakäyttöön tarkoitetun laitteen, esimerkiksi iPadin. Kuluttajatuotteiden elinkaari on monesti ammattikäyttöön tehtyjä laitteita lyhyempi. Me Jeemlyllä käytämme Toshiban valmistamia kassalaitteita, joissa on 5 vuoden ilmainen On-site-takuu. Tämä tarkoittaa, että vikaantuneen laitteen korjaus tehdään paikan päällä tai laite vaihdetaan tarvittaessa uuteen. Laitteille on monesti saatavilla myös laajennettuja takuusopimuksia, joista myyjä osaa kertoa tarkemmin. Arvioi hankinnan yhteydessä siis myös laitteiden elinkaari!

service desk -työntekijä kuulokkeet päässä

Millaisia palveluita kassajärjestelmän hintaan kuuluu?

Kassajärjestelmän käyttöön sisältyy – tai on sisältymättä – useita tärkeitä palveluita. Järjestelmää hankkiessaan kannattaa perehtyä ainakin käyttöönotto-, ylläpito– ja kehityspalveluihin sekä niiden kustannuksiin. Alla eritellään näiden palveluiden merkitystä yritykselle.

Kassajärjestelmän käyttöönoton yhteydessä on hyvä opetella sen käyttöä konkreettisesti. Paikallinen tukikumppani asentaa kassalaitteiston käyttökuntoon ja antaa koulutuksen kassajärjestelmän käyttöön. Koulutuksen määrä vaihtelee liiketoiminnan laajuuden mukaan.

Yhden kassan perusasennuksessa selvitään monesti muutaman tunnin käyttöönottokoulutuksella. Ominaisuuksiltaan rikkaammat ohjelmistoympäristöt vaativat usein enemmän koulutusta, jotta kaikki toiminnot saadaan hyötykäyttöön tehokkaasti. Koulutuksia jaetaankin useammalle päivälle, ja niitä voidaan pitää myös etänä. Kokemuksemme mukaan etäkoulutustyökalut eivät kuitenkaan korvaa inhimillistä kohtaamista.

Ylläpitopalvelu on usein korvaamaton apu asiakkaalle: sen tarkoituksena on taata asiakkaalle apua mahdollisissa ongelmatilanteissa 8-16 välillä. Tätä kutsutaan ensimmäisen asteen tueksi. Ja koska alalla kuin alalla asiat kehittyvät jatkuvasti, täytyy myös kassajärjestelmätoimittajan pysyä muutoksessa mukana. Kehityspalvelu takaa kassaohjelmiston jatkuvan kehittämisen, uusien ominaisuuksien tuottamisen ja mahdollisten virhetilanteiden korjaamisen. Asiakas voi aina ladata käyttöönsä uusimman ohjelmistoversion uusine ominaisuuksineen.

Yrityksen liiketoiminta voi vaatia järjestelmältä joustavuutta ja räätälöintiä. Räätälöinti tarkoittaa, että jokin ohjelmiston toiminto tai ulkoasu poikkeaa normaaliasetuksista. Monissa tapauksissa asiakas pystyy itse räätälöimään järjestelmän eri toiminnot itselleen sopiviksi. Yksi esimerkki tästä on kosketusnäyttökassa, jonka näppäimet voidaan valita tarpeiden mukaan ja joiden kokoa, väriä ja sijaintia pystytään hallitsemaan monipuolisesti.

Kassajärjestelmän hankinnan voi rahoittaa monella tavalla

Kassajärjestelmän hankkia itselleen ostomallilla, leasingilla tai vuokraamalla. Jokaisella rahoitusmallilla on puolensa. Selvitä eri rahoitusvaihtoehtojen plussat ja miinukset ja valitse itsellesi sopivin rahoitusvaihtoehto. Yleisimmät erot ja hyödyt esitellään alla.

Purkki kolikoita ulkopöydällä

Yleisin vaihtoehto: leasing

Leasing on käytännössä kassalaitteiden ja ohjelmistolisenssien vuokrausta, mutta asiakkaalla voi olla mahdollisuus lunastaa nämä hyödykkeet myös itselleen. Leasing-sopimuskausi määritellään ennakkoon, mutta sen päättyessä leasingin kohteena olleet hyödykkeet eivät suoraan siirry asiakkaan omistukseen. Yritys voi kuitenkin usein lunastaa laitteet itselleen pientä korvausta vastaan. Meidän tapauksessamme se on 2 % leasing-rahoituksen kokonaissummasta.

Esimerkki havainnollistaa asiaa: Ajatellaan, että leasing-rahoituksen sopimuskausi on neljä vuotta, ja leasing-rahoituksen kokonaissumma on 10 000 €. Sopimuksen mukaisesti yritys maksaa neljä vuotta kuukausimaksua, ja lunastaa sen jälkeen laitteet itselleen summalla, joka on 2 % leasing-rahoituksen kokonaissummasta. Kuukausimaksu on tällöin 208 €/kk, ja sopimuskauden jälkeen asiakas saa laitteet vain 200 euron summalla itselleen! Laadukkailla ammattilaitteilla toiminta jatkuu vielä monta vuotta sujuvasti, ja asiakkaalle jäävät järjestelmän juokseviksi kuluiksi vain ohjelmiston ylläpitokulut!

Leasing-rahoitusta harkitessa tulee selvittää, onko yrittäjällä mahdollisuus lunastaa tuotteet leasing-rahoituskauden lopussa ja mikä on tämän toimenpiteen hinta? Muuten voi käydä niin, että järjestelmätoimittaja ottaa sopimuskauden päätteeksi laitteet itselleen, ja asiakkaan täytyy tehdä uusi leasing-sopimus.

Aloittava yrittäjä: vuokraus

Vuokramallissa asiakas maksaa kuukausimaksua niin pitkään kuin hän tarvitsee järjestelmää. Vuokramalli on turvallinen vaihtoehto, mikäli liiketoiminta ei vielä ole vakiintunutta tai haluat kokeilla yrittäjyyttä. Vuokrauksen riski on pieni, ja hankinta ei sido kerralla paljoa pääomaa. Vuokrausta miettiessäsi kiinnitä huomiota irtisanomisaikaan ja vuokrausehtoihin. Meillä on kaikissa palveluissamme 3 kuukauden irtisanomisaika.

Vakavarainen yritys: ostomalli

Kolmas tapa rahoittaa järjestelmähankinta on ostomalli. Tässä tapauksessa yritys ostaa ohjelmistolisenssit ja laitteet itselleen. Ostomallin hyötynä on rahoituskustannusten poisjäänti leasing-rahoitukseen verrattaessa, mikäli yritys maksaa hankinnan suoraan kassasta. Ostomallissa aloituskustannukset ovat suuret, mutta tämän jälkeen kuukausikustannukset koostuvat vain ohjelmiston ylläpidosta.

Mies punnitsee kahta vaihtoehtoa kuvaannollisesti käsillään

Kassajärjestelmän hinta – huomioi ainakin nämä!

Kassajärjestelmän hinta muodostuu kokonaisuudesta. Pysähdy miettimään, onko yrityksesi tarkoitus kasvaa vai riittääkö, että saat toimeentulon itsellesi. Etsi ja kysy kilpailijalta sinun yrityksesi näköisiä ja kokoisia referenssejä.

Tässä muutama hyvä nyrkkisääntö kassajärjestelmän hankintaan ja hinnoitteluun liittyen:

  • Mieti, mitä oikeasti tarvitset.
  • Pyydä tarjous vähintään kahdelta kilpailijalta ja hyödynnä heidän myyjiensä ammattitaitoa.
  • Haasta heitä esimerkiksi tämän artikkelin kysymyksillä, jotta saat kattavan kuvan tarjotusta sisällöstä.
  • Vertaile rauhassa.

Kassajärjestelmätarjous kannattaa pyytää eriteltynä, vaikka yksi kuukausimaksu näyttäisikin mukavalta ja helpolta tavalta toimia. Kassajärjestelmää hankkiessa on erityisen tärkeää määritellä yrityksen tämänhetkiset ja tulevat tarpeet. Minkälaisen järjestelmän yrityksesi oikeasti tarvitsee? Minkälaisen järjestelmän tarvitsette mahdollisesti viiden vuoden päästä? Pystyykö samalla järjestelmällä toimimaan vielä silloin?

Back